Jaren geleden las ik ‘The four hour work week’. Sindsdien heb ik last van het onrustige, opgejaagde gevoel dat ik alles kan bereiken wat ik wil, zolang ik maar efficiënt werk. Papieren agenda’s, Google Calendar, to do-apps, een bullet journal: ik heb alles al eens uit de kast gehaald. Maar ik kom nog steeds weleens lusteloos thuis na een lange werkdag, met de vraag: wat heb ik vandaag nou eigenlijk gedaan? Dat is niet hoe ik het freelancende leven voor me zag. Daarom ben ik me gaan verdiepen in de ideale werkweek. Bestaat die? En zo ja: mag ik er een paar?
Het goede nieuws: de ideale werkweek bestaat. Nog meer goed nieuws: er bestaat zelfs een online cursus (gratis!) waarin Michael Karnjanaprakorn, CEO van Skillshare.com, je leert hoe je zo’n ideale werkweek creëert. Dit zijn de belangrijkste lessen die ik uit de cursus haalde.
#1 Het begint met bewustwording
Zoals Michael zegt: “Every day counts”. Besef je dat het belangrijk is dat jij (en niemand anders) de controle hebt over jouw agenda. Want wat is er belangrijker dan jouw tijd?
#2 Dit is het systeem: 3x3x3
Deel je werkweek in aan de hand van de drie belangrijkste taken per week, de drie belangrijkste taken per dag en de drie ‘wins’ (doelen) voor de week. Waarom drie? Omdat je jezelf zo dwingt om de taken met prioriteit voorrang te geven. Natuurlijk zijn er tientallen of honderden dingen te doen in een werkweek, maar productiviteit ontstaat pas bij prioriteren.
#3 Vooruitplannen
Schrijf deze maand (december) op wat de 3-10 doelen voor het nieuwe jaar zijn (geen goede voornemens. Die zijn te vaag. Wat je nodig hebt zijn heldere, smart-doelstellingen). Vervolgens ga je het hele jaar alvast plannen. Belangrijk: je prikt data voor reflectiemomenten per kwartaal, en je plant weekly reviews in. Hieronder lees je daar meer over.
#4 Review (and repeat)
Tijdens iedere kwartaal- en weekreview is het tijd om de balans op te maken. Hoe staat het met het behalen van jouw doelen? Welke zaken en taken vragen extra aandacht? Deze momenten mag je niet skippen, aldus Michael. Door te reflecteren kom je erachter wat er wel en niet werkt in jouw zoektocht naar de ideale werkweek, en kun je op tijd bijsturen.
#5 Agenda
Voortaan ga je je agenda indelen naar hoe en wanneer jíj het beste werkt. Krijg je een agendaverzoek voor de maandagochtend om 10.00, terwijl jij weet dat je juist ’s ochtends het meest productief bent? Dan probeer je de vergadering te plaatsen naar een handiger tijdstip. Om drie uur ’s middags bijvoorbeeld, als je de belangrijkste drie taken van die dag hebt afgerond?
#6 Gebruik kleurcodes
Deel je agenda in aan de hand van kleurcodes. Iedere soort activiteit krijgt een eigen kleur. Michael hanteert bijvoorbeeld deze verschillende soorten activiteiten: dagelijkse activiteiten (zoals meditatie, sporten en ‘morning routine’), deep work (daarmee bedoelt hij: werken aan een grote taak of project. Bijvoorbeeld: een artikel schrijven. Of: een evenement organiseren), en ‘meetings’ (de tijden die hij vrijhoudt om te kunnen vergaderen). Hij plant zo alvast iedere week in, zonder dat de activiteiten concreet zijn.
#7 Wees lief voor jezelf
Besef je, terwijl je dit leest, wel dat Michael nogal makkelijk praten heeft. Hij is de CEO van een groot en succesvol bedrijf, en kan dus heel makkelijk zelf bepalen hoe zijn agenda eruitziet.
Ik werk nu twee weken volgens de methode, en heb nog niet het gevoel dat ik mijn werkweek volledig onder controle heb. Maar het gaat iedere dag een beetje beter. Als ik me op dinsdag niet aan mijn voorgenomen activiteiten heb gehouden (door onvoorziene situaties, spontaan ingelaste vergaderingen, een nieuwe opdracht waar ik geen nee tegen wil zeggen), zorg ik ervoor dat ik een andere rustige dag plan. Een dag zonder afspraken, waarop ik de verloren tijd aan ‘deep work’ kan inhalen.
#8 Less is more
Ga niet aan de slag met tientallen verschillende apps voor to do’s of notities. Daardoor verlies je tijd, energie en overzicht. Dus: probeer een app uit, hou ‘m als ie werkt en verwijder ‘m als ie niet werkt. Houd het bij maximaal 1-3 tools.
Ik ben benieuwd of deze methode voor je werkt!